Blog

10 Tháng Sáu, 2024

Google Workspace Công Cụ Hỗ Trợ Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

Google Workspace từ lâu đã trở thành một công cụ hỗ trợ quan trọng cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Với các tính năng hữu ích và công nghệ bảo mật tiên tiến, Google Workspace giúp việc quản lý và vận hành doanh nghiệp trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Vậy Google Workspace là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace? Hãy cùng MONA Host khám phá câu trả lời trong bài viết này nhé!

Google Workspace là gì?

Google Workspace, trước đây được biết đến với tên gọi G Suite, là tập hợp các công cụ và ứng dụng do Google cung cấp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và giao tiếp trực tuyến. Với các ứng dụng như Gmail, Google Drive, và Google Calendar, Google Workspace giúp tăng cường sự hợp tác từ bất kỳ đâu.

Google Workspace là gì?

Nền tảng làm việc trên đám mây này cho phép lưu trữ, chia sẻ, và cộng tác trực tuyến một cách dễ dàng. Đặc biệt, Google Workspace có các gói đăng ký linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đáp ứng tốt nhu cầu đa dạng của người dùng.

Dịch vụ G Suite là gì?

Google G Suite (tên gọi cũ của Google Workspace) được Google cho ra mắt năm 2016, là một dịch vụ phục vụ cho các tổ chức và doanh nghiệp với khả năng sử dụng tên miền riêng, được cung cấp dưới dạng gói trả phí theo tháng hoặc theo năm.

Dịch vụ G Suite là gì?

G Suite Google bao gồm toàn bộ các ứng dụng của Google như Gmail, Google Calendar, Google Talk, Google Page Creator, Google Docs, Google Sheet, Google Forms, Google Drive, Google Chat, Google Meet và Google Duo.

Khi bạn sử dụng Google G Suite, thông tin của bạn sẽ được lưu trữ trên đám mây của Google. Điều này có nghĩa là bạn có thể tận dụng không gian lưu trữ trên máy chủ và thiết bị của mình một cách hiệu quả hơn.

Google Workspace có free không?

Nhằm mở rộng thị phần và cạnh tranh với Microsoft, Google Workspace đang nỗ lực phát triển bộ công cụ văn phòng để phục vụ mọi người dùng có tài khoản Google. Người sở hữu tài khoản Google hiện đã có thể sử dụng FREE hầu hết các ứng dụng trong Google Workspace, bao gồm Gmail, Calendar, Google Drive, Google Docs,…

Bên cạnh đó, Google đã giới thiệu một phiên bản trả phí với những cải tiến tiện ích hơn, đáp ứng nhu cầu mở rộng tính năng cho người dùng. Đặc biệt phù hợp cho các tổ chức và doanh nghiệp, những đơn vị thường xuyên cần sử dụng các công cụ cao cấp như email marketing, tổ chức hội nghị video chuyên nghiệp hay dịch vụ đặt lịch hẹn,…

Các tính năng chính của Google Workspace

Google Workspace mang đến giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, giúp nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện khả năng cộng tác và bảo vệ dữ liệu an toàn. Google Workspace cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ, bao gồm:

Các tính năng chính của Google Workspace

Email domain

Tính năng Email Domain của Google Workspace (Google Work Email) cho phép bạn tạo địa chỉ email cá nhân hóa với tên miền của doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. Việc tạo email tên miền giúp doanh nghiệp tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp đối với đối tác khách hàng. Đồng thời, việc quản lý và bảo mật thông tin nội bộ doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Ổ cứng Google Drive

Với gói Business Starter, bạn được cung cấp 30GB lưu trữ, đủ rộng rãi để quản lý tài nguyên cho đội nhóm của mình. Và nếu bạn chọn gói Workspace dành cho doanh nghiệp, bạn sẽ không gặp bất kỳ hạn chế nào về dung lượng lưu trữ. Sử dụng Google Drive không chỉ giúp bạn an tâm về việc bảo vệ dữ liệu mà còn đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất dữ liệu vì các sự cố như hỏng thiết bị hoặc mất ổ cứng.

Tích hợp đa ứng dụng của Google

Tất cả các công cụ Google Docs, Sheets, Slides và Forms đều được tích hợp trong một ứng dụng duy nhất. Nhờ đó, tốc độ và chất lượng công việc được cải thiện đáng kể. Bạn có thể dễ dàng mời người khác vào nhóm làm việc và cùng nhau chỉnh sửa tài liệu một cách linh hoạt và hiệu quả.

Khôi phục dữ liệu

Google Workspace sở hữu tính năng khôi phục dữ liệu đã xóa, giúp người dùng và quản trị viên lấy lại những thông tin quan trọng mà họ đã vô tình xóa khỏi các ứng dụng như Gmail, Drive, Calendar, Danh bạ và Google Keep. Thời gian để khôi phục dữ liệu là 25 ngày cho người dùng cá nhân và 30 ngày cho tổ chức sử dụng tính năng Vault.

So sánh tính năng các gói dịch vụ Google Workspace

Google Workspace cung cấp đa dạng những tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc cộng tác và trao đổi thông tin trong công việc. Tuy nhiên, đối với mỗi gói dịch vụ, các tính năng ấy sẽ đem lại hiệu quả sử dụng khác nhau.

Đối với Gmail

Gmail Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Email doanh nghiệp
Email tùy chỉnh cho doanh nghiệp
Ngăn chặn hành vi gian lận và nội dung không mong muốn với tỷ lệ thành công lên đến 99,9%.
Dùng email không có quảng cáo

Đối với Google Meet

Meet Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Hội nghị truyền hình và truyền thanh 100 người tham gia 150 người tham gia 500 người tham gia 1000 người tham gia
Thời lượng cuộc họp (tối đa) 24 giờ 24 giờ 24 giờ 24 giờ
Số điện thoại Hoa Kỳ hoặc của quốc tế
Bảng trắng kỹ thuật số
Khử tiếng ồn
Bản ghi âm cuộc họp
Thăm dò ý kiến và Hỏi đáp
Các biện pháp kiểm duyệt
Nhận xét
Phòng họp nhóm
Theo dõi tình hình tham dự
In-domain live streaming

Đối với Google Drive

Drive Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Bộ nhớ an toàn trên đám mây 30 GB/người dùng 2TB/người dùng 5 TB/người dùng 5 TB/người dùng và có thể đề nghị thêm
Drive cho máy tính
Hỗ trợ hơn 100 loại tệp
Bộ nhớ dùng chung cho nhóm
Chia sẻ với đối tượng mục tiêu

Đối với Google Chat

Tính năng Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Nhắn tin cho nhóm
Mở hoặc đóng lịch sử trò chuyện mặc định
Chấp nhận lời mời tự động
Trò chuyện riêng ở bên ngoài
Phòng trò chuyện cao cấp, chứa các phòng theo chuỗi hay phòng chuyên dành cho khách sử dụng

Đối với Google Calendar

Calendar Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Lịch chia sẻ
Trang đặt lịch cuộc hẹn
Duyệt và tìm đặt trước phòng họp

Đối với Google Sheet và Google Docs

Tài liệu, Trang trình bày, Trang tính Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Tạo nội dung cộng tác
Ghi chú được share trong Keep
Trình tạo website trong Sites
Trình tạo cuộc khảo sát trong Biểu mẫu
Mức độ tương tác với các tệp Office
Dễ dàng phân tích nhờ tận dụng tính năng Điền, Xóa thông minh và Trả lời
Hỗ trợ thao tác gõ bằng tính năng Soạn thư thông minh, đề xuất ngữ pháp và tự động chỉnh lỗi chính tả
Các trang tính liên kết Cơ bản Cơ bản Cơ bản Doanh nghiệp
Xây dựng thương hiệu cho mẫu tài liệu và biểu mẫu

Đối với AppSheet và Cloud Search

AppSheet Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Tạo ứng dụng mà không cần mã

Đối với bảo mật và quản lý

Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
Xác minh 2 bước
Tùy chọn kiểm soát chính sách theo nhóm
Chương trình Bảo vệ nâng cao
Quản lý thiết bị đầu cuối Cơ bản Cơ bản Nâng cao Doanh nghiệp
Công cụ Google Workspace Migrate
Vault – Giữ lại, lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu
Giao thức truy cập thư mục hạng nhẹ (LDAP) bảo mật
Ngăn chặn mất dữ liệu (NCMDL)
Cloud Identity cao cấp
Quyền truy cập theo ngữ cảnh
Trung tâm bảo mật
Chuẩn mã hóa phần mở rộng thư Internet an toàn/đa mục đích (S/MIME)
Vùng dữ liệu Cơ bản Cơ bản Doanh nghiệp
Thông tin truy cập Doanh nghiệp
Quyền kiểm soát được đảm bảo (tính cả Quản lý quyền truy cập) Có thể bỏ chi phí bổ sung

So sánh Google Workspace, Microsoft 365 và Zoho Workplace

Ba loại dịch vụ trong cùng phân khúc này đều có những tiện ích chung như cung cấp Google Work Email cho doanh nghiệp dựa trên tên miền, các công cụ văn phòng, và tích hợp nền tảng đám mây để làm việc một cách thuận tiện. Hãy so sánh một số tính năng nổi bật khác của ba nền tảng này qua bảng sau:

TÍNH NĂNG MICROSOFT 365 GOOGLE WORKSPACE ZOHO WORKPLACE
Chi phí  (1 tài khoản/tháng) 130,000 ₫ 170,000 ₫ 77,000 ₫
Email tên miền riêng
Chia sẻ email
Gửi lại email
Chia sẻ file
Lịch cộng tác
Ghi chú nhóm
Nhiệm vụ nhóm
Group Notes
Group Tasks
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
Bộ ứng dụng trên đám mây
Phiên bản cho máy tính bàn
Ứng dụng mobile
Trình xử lý văn bản Microsoft Word Google Docs Zoho Writer
Trang tính Microsoft Excel Google Sheet Zoho Sheet
Trang trình bày Microsoft PowerPoint Google Slide Zoho Show
Meeting (gọi và video) Microsoft Teams Google Meet Zoho Cliq
Mạng nội bộ nhóm Microsoft SharePoint Google Site 25MB
Giới hạn file đính kèm 150 MB 25 MB 25 MB

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace?

Với việc sở hữu nhiều tính năng vượt trội, Google Workspace nghiễm nhiên trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững và thành công trong thời đại công nghệ số. Không dừng lại ở đó, doanh nghiệp còn được trải nghiệm những lợi ích sau khi lựa chọn sử dụng Google Workspace.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace?

Bảo vệ doanh nghiệp

Google Workspace tích hợp trí tuệ nhân tạo vào các biện pháp bảo mật tự động, giúp người dùng yên tâm hơn về việc bảo vệ dữ liệu của mình. Hệ thống thông minh này có khả năng tự động phát hiện và ưu tiên xử lý các mối đe dọa một cách hiệu quả, đồng thời triển khai các giải pháp bảo mật tối ưu trong thời gian ngắn.

Dễ dàng quản lý

Google Workspace sở hữu một bảng điều khiển quản trị tiện lợi, giúp doanh nghiệp có thể quản lý mọi chi tiết của tài khoản một cách hiệu quả. Giao diện của Google Workspace được thiết kế một cách khoa học, dễ dàng điều hướng, phù hợp với mọi loại người dùng, từ những người mới sử dụng đến những chuyên gia trong lĩnh vực.

Làm việc mọi lúc, mọi nơi

Bạn có thể dễ dàng truy cập vào tất cả tài liệu, email và lịch làm việc từ mọi nơi, trên mọi thiết bị chỉ cần có kết nối internet với Google Workspace. Điều đặc biệt là nhiều ứng dụng trong Google Workspace cho phép bạn làm việc mà không cần internet và tự động đồng bộ khi có kết nối trở lại.

Lưu trữ và chia sẻ

Google Workspace cung cấp dung lượng lưu trữ lớn (tối đa 5TB/người dùng) cho phép lưu trữ mọi loại tệp tin, từ tài liệu đến hình ảnh và video. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chia sẻ tệp tin với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Cài đặt quyền truy cập để kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tệp tin.

Các ứng dụng tích hợp trong Google Workspace

Workspace bao gồm đầy đủ một bộ ứng dụng từ Google. Tuy nhiên, bộ ứng dụng cụ thể sẽ phụ thuộc vào gói dịch vụ mà bạn lựa chọn. Sau đây là một số ứng dụng cơ bản có trong tất cả các gói Google Workspace:

Các ứng dụng tích hợp trong Google Workspace

Gmail

Gmail mang đến giải pháp google work email chuyên nghiệp và an toàn cho doanh nghiệp. Với khả năng ngăn chặn thư rác và đảm bảo 99.9% thời gian hoạt động với cơ sở hạ tầng toàn cầu an toàn và ổn định, Gmail được thiết kế để đảm bảo sự an toàn hàng đầu cho người dùng.

Gmail không đơn giản là một hộp thư điện tử, mà còn là công cụ quan trọng giúp tăng cường giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả. Với tính năng đa dạng và bảo mật mạnh mẽ, Gmail là lựa chọn lý tưởng để nâng cao năng suất làm việc và quản lý thông tin trong môi trường kinh doanh.

Google Drive

Google Drive là một nền tảng lưu trữ đám mây tiện ích, cho phép người dùng lưu trữ và truy cập dữ liệu một cách an toàn và thuận tiện từ bất kỳ thiết bị nào và bất kỳ đâu. Với tính năng phân quyền truy cập, người dùng có thể yên tâm về bảo mật thông tin của mình và dễ dàng chia sẻ tệp tin cũng như làm việc cộng tác với đồng nghiệp hay nhóm của mình.

Google Meet

Google Meet là một ứng dụng họp trực tuyến nằm trong bộ công cụ Google Workspace, hỗ trợ người dùng thực hiện các cuộc gọi video, âm thanh và chia sẻ màn hình cùng tài liệu. Nhờ tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác của Google Workspace, bạn có thể dễ dàng tham gia cuộc họp trực tuyến từ Calendar hoặc Gmail chỉ với vài thao tác đơn giản.

Google Chat

Google Chat là một ứng dụng nhắn tin do Google phát triển nhằm thay thế cho Google Hangouts. Google Chat được trang bị nhiều tính năng tiện ích như chia sẻ tệp tin, truy cập nhanh vào các ứng dụng của Google, tìm kiếm thông minh, cộng tác theo thời gian thực, và phản hồi tin nhắn bằng emoji hoặc GIF.

Bộ công cụ văn phòng Google Docs – Sheet – Form – Slide

Đây là bộ công cụ văn phòng toàn diện dành cho doanh nghiệp, bao gồm các công cụ như Google Docs để soạn thảo văn bản, Google Sheets để tạo bảng tính, và Google Slides để thiết kế bài thuyết trình. Điểm đặc biệt của bộ ứng dụng này là khả năng làm việc nhóm trực tuyến, cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa một tệp cùng lúc.

Google Calendar

Google Calendar là một công cụ trực tuyến giúp bạn quản lý thời gian và lên kế hoạch hiệu quả. Không chỉ hỗ trợ quản lý lịch cá nhân, ứng dụng này còn cho phép bạn theo dõi lịch làm việc của đồng nghiệp và các thành viên trong tổ chức. Điều này có được nhờ sự tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác của Google Workspace như Gmail, Drive, và Meet.

MONA Host – Đơn vị cung cấp dịch vụ Google Workspace đáng tin cậy

Là đối tác chính thức của Google, MONA Host tự hào là công ty cung cấp dịch vụ Google Workspace với công nghệ bảo mật hàng đầu thị trường với mức giá cạnh tranh nhất. Đội ngũ chuyên gia của MONA Host luôn sẵn sàng tư vấn để bạn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu. Khi chọn MONA Host là đơn vị cung cấp dịch vụ Google Workspace, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

MONA Host - Đơn vị cung cấp dịch vụ Google Workspace đáng tin cậy
  • Miễn phí thiết lập gói dịch vụ: Gói Google Workspace của MONA Host sẽ miễn phí thiết lập gói dịch vụ, thay vì mất phí như một số đơn vị khác trên thị trường
  • Hỗ trợ chuyển dữ liệu từ hệ thống mail cũ: Bạn không cần lo lắng về vấn đề mất dữ liệu vì chúng tôi đảm bảo quá trình chuyển data được diễn ra an toàn, trơn tru.
  • Tính bảo mật hàng đầu thị trường: Bộ lọc virus và spam của Google đứng đầu trong ngành, do đó, khách hàng có thể yên tâm về việc không nhận phải email lừa đảo, virus hay spam.
  • Backup dữ liệu thường xuyên: MONA Host tiến hành sao lưu dữ liệu hàng ngày, đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng luôn được bảo vệ và có sẵn ngay cả khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn.
  • Xây dựng cơ sở hạ tầng bền vững: MONA Host không chỉ mạnh ở việc phát triển sản phẩm mà còn ở cơ sở hạ tầng. Khi sử dụng dịch vụ của MONA Host, bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng website, phần mềm và dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật tuyệt đối.
  • Hỗ trợ khách hàng 24/7: MONA Host với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật luôn túc trực 24/7 sẵn sàng giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.

Câu hỏi thường gặp về Google Workspace

Người đăng ký sử dụng gói dịch vụ Google Workspace thường sẽ có một vài thắc mắc. Một số câu hỏi phổ biến thường được đặt ra như sau:

Sự khác biệt giữa Google Workspace và các ứng dụng miễn phí của Google là gì?

Khi sử dụng Google Workspace, bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều dịch vụ doanh nghiệp cao cấp mà các ứng dụng miễn phí của Google không cung cấp. Các dịch vụ này bao gồm:

  • Email doanh nghiệp với tên miền tùy chỉnh @yourcompany
  • Dung lượng lưu trữ đám mây trên Gmail và Drive tăng gấp đôi
  • Đảm bảo thời gian hoạt động lên tới 99,9% cho email doanh nghiệp
  • Khả năng tương thích với Microsoft Outlook
  • Các tùy chọn bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố và đăng nhập một lần (SSO), cùng với các công cụ quản lý tài khoản người dùng dành cho quản trị viên.

Có thể di chuyển email hiện có của mình sang Google Workspace không?

Bạn có thể tận dụng các công cụ di chuyển từ Google Workspace để nhập email từ các môi trường khác như Microsoft®, IBM® Notes®, và các hệ thống email khác. Điều này giúp bạn dễ dàng chuyển đổi dữ liệu mà không gặp rắc rối.

Có cần mua các ứng dụng Google Workspace riêng lẻ không?

Câu trả lời là không. Khi bạn đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có quyền truy cập một bộ ứng dụng tích hợp đồng bộ cùng nhau. Ví dụ, bạn có thể nhận email trong Gmail và ngay lập tức chuyển đổi chúng thành sự kiện trong Lịch. Đặc biệt, khi bạn thảo luận trong Tài liệu, Bảng tính hoặc Bài trình bày, đồng nghiệp sẽ tự động nhận được thông báo qua email. Điều này giúp kết nối và làm việc cùng nhau trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Google Workspace không chỉ là một bộ công cụ đơn thuần mà còn là giải pháp tăng cường hiệu suất làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt, khả năng hoạt động mượt mà trên nhiều nền tảng từ bất kỳ đâu đã làm cho Google Workspace trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Hi vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu được Google Workspace là gì và tại sao doanh nghiệp cần sử dụng loại dịch vụ này. Nếu đang tìm kiếm một nơi cung cấp gói dịch vụ Google Workspace chất lượng, MONA Host là lựa chọn bạn không thể bỏ qua.

 

Bài viết liên quan

Dịch vụ thiết kế
website chuyên nghiệp

Sở hữu website với giao diện đẹp, độc quyền 100%, bảo hành trọn đời với khả năng
mở rộng tính năng linh hoạt theo sự phát triển doanh nghiệp ngay hôm nay!

Liên hệ Mona
Giỏ hàng của bạn

Giỏ hàng trống!