Mỗi email mà bạn gửi đi không chỉ đơn thuần là một tin nhắn mà còn là một cơ hội để bạn truyền tải hình ảnh thương hiệu của mình đến với đối tác. Và chữ ký email là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn có thể gây ấn tượng với người nhận. Vậy chữ ký email là gì? Hãy cùng MONA Host tìm hiểu vai và cách để tạo chữ ký email chuyên nghiệp nhanh chóng, hiệu quả.
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email giống như một tấm danh thiếp kèm theo mỗi email bạn gửi đi, được đặt ở phần cuối của thư. Chữ ký này chứa đầy đủ các thông tin cần thiết của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi email.
Chữ ký email có nhiều kiểu dáng và được tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng. Nó có thể là một đoạn văn bản hoặc một hình ảnh. Bạn chỉ cần chọn mẫu chữ ký phù hợp để giới thiệu thông tin cơ bản của mình cho người nhận thư.
Vai trò của chữ ký email là gì?
Ngoài việc xác định danh tính của người gửi, chữ ký email còn là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Bằng cách chứa đựng những thông tin chi tiết và chuyên nghiệp, chữ ký email không chỉ góp phần tăng cường sự tin tưởng mà còn đóng những vai trò quan trọng sau:
- Chữ ký email phù hợp với mọi đối tượng: Không chỉ giới hạn trong công ty, doanh nghiệp mà còn dành cho mỗi cá nhân, ai cũng có thể tạo chữ ký riêng cho mình.
- Nhận diện thương hiệu: Giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thông tin về doanh nghiệp hoặc cá nhân của bạn tốt hơn.
- Tiện lợi trong việc phản hồi: Chữ ký email giúp người nhận thuận tiện hơn trong việc phản hồi lại email.
- Hình ảnh chuyên nghiệp: Một mẫu chữ ký email công ty được sử dụng thống nhất bởi tất cả nhân viên sẽ giúp khẳng định tính chuyên nghiệp và thương hiệu doanh nghiệp của bạn trước đối tác.
- Đóng vai trò như một công cụ Marketing: Vì bạn có thể chèn thông tin hay website của công ty vào trong chữ ký email, từ đó quảng bá doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Tầm quan trọng của chữ ký email trong Marketing
Đối với nhiều người, chữ ký Email có vẻ như không quá quan trọng, thường chỉ được coi là một chữ ký tay thông thường. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp muốn xây dựng và mở rộng chiến lược Marketing của mình, chữ ký trên Email thực sự có vai trò hết sức quan trọng.
- Giới thiệu các thông tin quan trọng của công ty: Phần chữ ký cho phép bạn quảng bá thương hiệu cá nhân, công ty một cách tinh tế, hiệu quả đến người nhận.
- Quảng cáo Marketing cực kỳ hiệu quả: Khi bạn tạo chữ ký cá nhân, bạn có thể thêm thông tin liên lạc, website, và mạng xã hội của doanh nghiệp. Khách hàng chỉ cần nhấp vào chữ ký để nhanh chóng truy cập vào các thông tin liên quan về doanh nghiệp của bạn.
- Tạo thiện cảm từ phía khách hàng: Khi tất cả các thành viên trong công ty sử dụng cùng một mẫu chữ ký email chuẩn, thương hiệu của bạn sẽ được định vị tốt hơn, trở nên đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác và khách hàng.
Chữ ký email bao gồm những gì?
Để đánh giá chất lượng chữ ký email, đầu tiên cần xem xét chữ ký đó có thu hút được sự chú ý của người đọc hay không. Thứ hai, chữ ký đó phải truyền đạt thông tin của bạn một cách rõ ràng. Để đạt được cả hai mục tiêu này, khi tạo chữ ký email, bạn cần đảm bảo những yếu tố cơ bản sau:
- Họ và tên, tên công ty hoặc chức vụ của người gửi.
- Các thông tin liên hệ cơ bản như: Email, số điện thoại, link website,…
- Link mạng xã hội: Bao gồm các biểu tượng và đường link tới các mạng xã hội mà doanh nghiệp sở hữu như: Facebook, Skype, Zalo,… Những yếu tố này giúp khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy bạn trên các kênh này.
- Hình ảnh: Dù không bắt buộc, việc thêm hình ảnh cá nhân vào chữ ký có thể tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
- Logo: Đính kèm logo không phải là điều bắt buộc, nhưng nó giúp khách hàng nhận diện và ghi nhớ bạn dễ dàng hơn.
Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Với các công cụ như Gmail, Outlook, HubSpot, HTMLSIG hay Zimbra, bạn có thể dễ dàng tạo ra một chữ ký email độc đáo và phù hợp với cá nhân hay doanh nghiệp của mình. Dưới đây là hướng dẫn các bước tạo chữ ký email chuyên nghiệp đối với từng nền tảng khác nhau:
Cách tạo chữ ký trong Gmail
Cách tạo chữ ký trong Gmail tuy tương đối đơn giản nhưng có thể mang lại nhiều lợi ích lớn cho việc giao tiếp điện tử. Dưới đây hướng dẫn chi tiết các bước để tạo chữ ký email trong Gmail:
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và nhấp vào biểu tượng răng cưa ở góc phải trên của màn hình. Sau đó, chọn “Setting” trong menu.
- Bước 2: Trong cài đặt chung, tìm đến phần “Signature” và đánh dấu vào ô bên cạnh “No Signature“. Tiếp theo, nhập nội dung chữ ký mà bạn muốn vào khung văn bản.
- Bước 3: Khi hoàn thành, nhấn vào “Save changes” để lưu các thay đổi. Bây giờ, mỗi khi bạn soạn email mới, chữ ký của bạn sẽ tự động xuất hiện ở cuối email.
Cách tạo chữ ký email bằng Outlook
Outlook là một công cụ mạnh mẽ không chỉ giúp bạn quản lý email mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác liên quan đến lịch cá nhân, công việc và liên lạc hiệu quả. Quy trình tạo chữ ký email trên Outlook được thực hiện qua các bước như sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào outlook.com và chọn “New Email” để tạo nội dung mới.
- Bước 2: Trên thanh công cụ, ở mục “Signature“, chọn Signature….
- Bước 3: Trên cửa sổ hiển thị, chọn “New” để tạo chữ ký mới.
- Bước 4: Nhập thông tin cần thiết vào chữ ký và nhấn “OK“.
- Bước 5: Điền thông tin bạn muốn hiển thị trong ô “Edit signature” bao gồm tùy chỉnh màu sắc, kích thước, font chữ và thêm hình ảnh/logo nếu cần. Hãy nhấn “OK” sau khi hoàn thành tất cả thay đổi bạn mong muốn.
Cách tạo chữ ký email đối với Hubspot
Sự linh hoạt và tính toàn diện của HubSpot đã chứng minh được vai trò của website này không chỉ đối với marketing mà còn đối với quá trình phát triển doanh nghiệp nói chung. Bạn hoàn toàn có thể tạo chữ ký mail trên Hubspot nhanh chóng qua các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào đường link sau: https://www.hubspot.com/email-signature-generator
- Bước 2: Trang chủ của HubSpot Email Signature Generator sẽ hiển thị. Bạn có thể chọn mẫu chữ ký mail và điền thông tin theo yêu cầu.
- Bước 3: Điền thông tin cá nhân và chỉnh sửa phong cách theo ý thích, cũng như tải lên ảnh đại diện của bạn.
- Bước 4: Sau khi hoàn thành, nhấn “Create Signature” để tạo chữ ký mail cá nhân của bạn.
Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG
HTMLSIG cung cấp cho bạn một công cụ đơn giản và hiệu quả để tạo chữ ký mail chuyên nghiệp. Với các tính năng linh hoạt và giao diện dễ sử dụng, bạn có thể tạo ra những chữ ký phù hợp với thương hiệu của mình chỉ với một vài bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào trang HTMLSIG tại địa chỉ website https://htmlsig.com/. Tại đây, bạn có thể lựa chọn giữa hai phương thức để tạo Email Signature: miễn phí hoặc có phí, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu như Main, Disclaimer, Banner, Social, và các thông tin khác cần thiết.
- Bước 3: Chọn “Create Signature” để hoàn tất quá trình và có một chữ ký mail hoàn chỉnh.
Cách tạo chữ ký email trên webmail MONA Host
Zimbra là một hệ thống email đáng tin cậy và linh hoạt của MONA Host. Hệ thông cung cấp nhiều tính năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp ngày nay. Bạn có thể dễ dàng tạo chữ ký mail của riêng mình trên Zimbra qua những bước dưới đây:
Bước 1: Đăng nhập vào webmail của tài khoản email Zimbra mà bạn muốn tạo chữ ký.
Bước 2: Chọn “Preferences” → “Signatures”, sau đó điền các thông tin như sau:
- Nhập tên cho chữ ký
- Chọn định dạng cho chữ ký: Văn bản thường (Format As Plaintext) định dạng Html (Format As Html).
- Nhập nội dung của chữ ký
- Chọn vị trí hiển thị chữ ký
Bước 3: Nhấn “Save” để tạo chữ ký
Các yếu tố nào ảnh hưởng đến chữ ký email?
Một chữ ký mail ấn tượng có thể trở thành một công cụ quảng cáo mạnh mẽ cho cá nhân và doanh nghiệp. Chữ ký mail không chỉ cung cấp thông tin liên hệ mà còn thể hiện phong cách và tính chuyên nghiệp của bạn. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng một chữ ký mail có thể kể đến như sau:
- Hình ảnh: Chèn hình ảnh vào chữ ký sẽ tạo ấn tượng và giúp người nhận dễ dàng nhận diện bạn hơn. Hình ảnh trong chữ ký có thể là ảnh cá nhân hoặc logo công ty.
- Thiết kế: Sử dụng cấu trúc hierarchy để làm nổi bật các thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại,… sẽ giúp tăng tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp của chữ ký mail. Hãy in đậm và chỉnh kích thước lớn cho những phần này để thu hút sự chú ý.
- Font chữ: Khi chọn font chữ, bạn nên ưu tiên những kiểu rõ ràng và dễ đọc. Tránh những font chữ khó nhìn hoặc quá cầu kỳ. Nếu bạn đang thiết kế chữ ký cho doanh nghiệp, hãy chọn những font hiện đại và đơn giản để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
- Màu sắc: Trong marketing, một nguyên tắc quan trọng là không nên sử dụng quá 3 màu để tránh làm mất tập trung của người xem. Điều này cũng áp dụng cho chữ ký trong email để giúp tăng cường hiệu quả quảng bá thương hiệu.
Một số tips tạo chữ ký email đẹp, chuyên nghiệp
Với một chữ ký mail được thiết kế đẹp và chuyên nghiệp, bạn có thể gửi đi những thông điệp không chỉ hiệu quả mà còn đem lại ấn tượng tích cực đến người nhận. Dưới đây là một số tips sẽ giúp bạn có thể tạo được chữ ký mail đẹp, chuyên nghiệp:
Chữ ký email đơn giản, dễ nhận dạng thương hiệu
Chữ ký quá dài có thể làm mất sự chuyên nghiệp và khiến người nhận có thể đóng email ngay lập tức. Để chữ ký mail đơn giản, dễ đọc, hãy giữ nó đơn giản và chỉ bao gồm những thông tin cần thiết. Về thiết kế, hãy tuân thủ nhận diện thương hiệu, từ màu sắc đến bố cục và phông chữ.
Định hướng phong cách thiết kế chữ ký email
Bạn cần quyết định được phong cách chữ ký mà bạn muốn, có thể là sáng tạo, màu sắc tươi sáng, hiện đại hoặc cổ điển. Điều này giúp bạn giới hạn các lựa chọn và duy trì tính nhất quán trong màu sắc, bố cục và phông chữ.
Tận dụng tối đa các tùy chọn
Các mẫu chữ ký email cung cấp nhiều lựa chọn để bạn có thể tùy chỉnh. Bằng cách linh hoạt trong việc chỉnh sửa hình ảnh, biểu tượng mạng xã hội, logo, hay thậm chí chỉnh sửa HTML, PSD,… bạn sẽ dễ dàng tạo ra chữ ký mail với sự chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn.
Một số lưu ý khi tạo chữ ký email
Từ cách sắp xếp thông tin đến lựa chọn hình ảnh và màu sắc, mọi chi tiết trong chữ ký đều có thể tác động đến ấn tượng mà bạn gửi đến mỗi người nhận. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn có được một chữ ký email hoàn hảo nhất.
- Chữ ký email cần đơn giản: Bạn cần tránh quá tải thông tin trong chữ ký email. Hãy lựa chọn một thiết kế đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.
- Liên kết với mạng xã hội: Đây là một phần quan trọng giúp tăng tính tương tác của email. Đừng quên chèn các liên kết đến các mạng xã hội như Facebook, TikTok, YouTube để người nhận có thể dễ dàng kết nối với bạn.
- Chọn ảnh đại diện đẹp: Một tấm ảnh đẹp sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp và để lại ấn tượng sâu sắc hơn với người nhận.
- Sử dụng màu sắc hợp lý: Hãy chọn một số màu sắc hài hòa và tương phản nhau để thu hút sự chú ý, nhưng cũng không nên quá lố mà cứ màu này màu kia.
- Sử dụng màu đen và trắng: Nếu bạn không chắc chắn về việc lựa chọn màu sắc, hãy dùng màu đen và trắng để tạo ra sự tương phản hiệu quả và an toàn.
- Phù hợp với thương hiệu: Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp, hãy tuân thủ theo phong cách và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Một số website tạo chữ ký email uy tín hiện nay
Bên cạnh các công cụ chính như Gmail hay Outlook, bạn cũng có thể tạo chữ ký mail nhờ vào những website khác. Thông thường, các phần mềm này có phiên bản miễn phí với nhiều chức năng bị giới hạn. Đối với các phiên bản cao cấp, bạn sẽ cần phải trả phí để sử dụng.
- Emailsignaturerescue.com: Cung cấp hơn 200 mẫu chữ ký khác nhau cho bạn tùy chỉnh từng phần một.
- Mail-signatures.com: Tập hợp các mẫu chữ ký chuyên nghiệp và ấn tượng, giúp bạn dễ dàng chọn lựa.
- Canvato.com: Website có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với nhiều tùy chỉnh khác nhau và hướng dẫn tạo chữ ký mail chuyên nghiệp và nổi bật.
Các câu hỏi thường gặp
Bên cạnh việc tìm hiểu chữ ký mail là gì và cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên nhiều nền tảng khác nhau, người dùng thông thường còn một vài những thắc mắc phổ biến khác cần được giải đáp dưới đây.
Kích thước chữ ký mail chuẩn là bao nhiêu?
Đối với các mẫu chữ ký mail không yêu cầu định dạng nhiều màu sắc hoặc biểu tượng, kích thước thông thường là từ 150px đến 200px. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo chữ ký với nhiều màu sắc và phong cách khác nhau, thì kích thước lý tưởng là 600 x 400px.
Tại sao cần sử dụng chữ ký trong email?
Để tạo dấu ấn đáng nhớ với người nhận, việc tạo chữ ký mail cá nhân thật đẹp là điều không thể thiếu. Đối với các doanh nghiệp, việc thiết kế chữ ký email công ty không chỉ giúp tăng cường sự nhận diện thương hiệu mà còn là cách để chứng tỏ sự chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác.
Chữ ký mail không chỉ đơn thuần là thông tin liên lạc mà còn là đại diện cho hình ảnh và giá trị của doanh nghiệp. Việc đầu tư thời gian và công sức vào việc tạo ra một chữ ký mail chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài. Hy vọng rằng qua bài viết này của MONA Host, bạn đã nắm được cách tạo chữ ký mail đẹp và chuyên nghiệp. Tạo dấu ấn riêng cho mỗi email gửi đi, góp phần xây dựng uy tín và niềm tin từ đối tác và khách hàng.
Mình là Võ Nguyên Thoại, hiện tại đang là Co-founder và CTO của MONA Host - công ty chuyên cung cấp các dịch vụ cloud hosting, vps và hạ tầng thuộc phân khúc cao cấp tại thị trường Việt Nam, đồng thời cũng là Group CTO của The MONA, công ty chủ quản của MONA Media, MONA Software và MONA Host, với hệ sinh thái đầy đủ và hoàn chỉnh để phát triển doanh nghiệp trên môi trường internet.
Với kinh nghiệm làm việc chuyên sâu hơn 15 năm trong lĩnh vực CNTT, trải dài từ mảng hạ tầng, hệ thống, phát triển phần mềm và devops, Thoại mong muốn đóng góp các kinh nghiệm và kiến thức của mình tại Mona để xây dựng một hạ tầng CNTT với các trải nghiệm mới, cao cấp hơn, mượt mà hơn, tin cậy hơn và xoá bỏ khoảng cách giữa các doanh nghiệp và công cuộc chuyển đổi số với đội ngũ chuyên viên kỹ thuật cao luôn hỗ trợ khách hàng 24/7.
Hy vọng với những kiến thức, hiểu biết Thoại chia sẻ sẽ hữu ích đến các bạn độc giả quan tâm!
