Webmail là gì? Hướng dẫn sử dụng Webmail hiệu quả

Hiện nay có rất nhiều tổ chức hay cá nhân sử dụng Webmail. Webmail sở hữu những ưu và nhược điểm nhất định khi ứng dụng. Chúng cũng có cách sử dụng rất đơn giản nên được xem là một trong những công cụ phổ biến được nhiều người biết đến. Bài viết sau đây, Mona Host sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để giúp bạn hiểu rõ hơn Webmail là gì và cách sử dụng Webmail sao cho hiệu quả.

Webmail là gì?

Webmail là dịch vụ quản lý email trực tuyến chạy trên nền tảng web và có thể sử dụng từ nhiều thiết bị. Sử dụng Webmail người dùng có quyền truy cập vào máy chủ email, đọc, gửi và nhận email. Một số tên tuổi lớn chuyên cung cấp ứng dụng để đáp ứng nhu cầu quản lý email trên thị trường phải kể đến như Outlook, Gmail.

Các tính năng nổi bật của Webmail

Sau khi đã tìm hiểu Webmail là gì, tiếp theo hãy cùng xem thử Webmail có những tính năng nổi bật gì mà khiến người yêu thích sử dụng như vậy.

• Soạn email: Bạn có thể soạn thảo nội dung email và đính kèm hình ảnh, tệp và email khác.
• Hộp thư: Quản lý các email đến trừ hộp thư rác. Trong tính năng này có mục hộp thư đi chuyên lưu trữ thư đã được gửi.
• Thư nháp: Đây là mục lưu các thư gửi đi nhưng bị gián đoạn. Đa số các loại mail này không được lưu và không gửi đi, nó sẽ được chuyển vào hộp thư Nháp.
• Hộp thư riêng: Đây là mục cho phép người sử dụng Web mail lưu các email quan trọng hoặc lưu theo chủ đề riêng biệt. Tính năng này hỗ trợ việc quản lý mail dễ dàng hơn.
• Thư rác: Những email được xem là nguy hiểm, không an toàn sẽ tự động được chuyển tiếp vào mục thư rác. Hộp thư này được xoá định kỳ.
• Gửi và nhận email: Tính năng này cho phép người sử dụng gửi và nhận email từ bất kỳ địa chỉ mail nào.
• Tìm kiếm email: Tính năng này cho phép người dùng tìm email bằng việc sử dụng từ khoá, ngày, người gửi hoặc người nhận.
• Quản lý email: Đây là tính năng cho phép tạo, quản lý các thư mục để lưu trữ email, đánh dấu email đã đọc hay chưa đọc, xóa hoặc khôi phục email từ thùng rác.
• Đồng bộ hoá với các thiết bị khác: Việc đồng bộ hoá tài khoản Webmail với các thiết bị khác như điện thoại, máy tính giúp bạn có thể truy cập vào email từ bất kỳ thiết bị có kết nối internet nào.
• Bảo mật: Các tính năng bảo mật được cung cấp như mã hoá email, xác thực người gửi và người nhận, chống spam và malware.
• Các tính năng khác: Webmail còn sở hữu một số tính năng như tạo chữ ký riêng của bạn, thay đổi phông chữ, thay đổi giao diện quản trị.

Lợi ích khi sử dụng Webmail là gì?

• Trải nghiệm tiện lợi: Chỉ cần kết nối internet, bạn có thể truy cập vào email một cách dễ dàng. Điều này giúp quá trình làm việc của người thường xuyên đi xa, đi công tác dễ dàng hơn. Hầu hết mọi thư, tin nhắn đều được lưu tập trung để dễ xem lại.
• Miễn phí: Các nhà cung cấp Webmail như Google cho phép tạo tài khoản miễn phí. Đồng nghĩa với việc bạn sử dụng ứng dụng mà không tốn kém gì. Tuy nhiên nếu muốn trải nghiệm các dịch vụ cao cấp hơn thì phải trả phí để nâng cấp.
• Dung lượng lưu trữ lớn: Các nhà sáng lập Webmail sẽ giới hạn dung lượng lưu trữ miễn phí. Nhưng đừng vội lo lắng bởi chúng được tính bằng GB nên bạn có thể lưu một lượng lớn tệp và thư. Nếu chẳng may hộp thư đầy, bạn có thể xoá bớt các file và thư không quan trọng đi hoặc trả tiền để mua thêm dung lượng.

Hạn chế khi dùng Webmail

Không có ứng dụng nào là hoàn hảo và việc sử dụng Webmail cũng mang lại một số hạn chế nhất định:

• Có thể gặp rủi ro: Webmail hiện là ứng dụng quản lý email tốt nhất hiện nay nhưng vẫn khó tránh khỏi một số sự cố. Tuy nhiên những rủi ro làm gián đoạn hoạt động email hay mất hết các email thường có khả năng xảy ra rất thấp nên hầu như ai cũng tin dùng chúng cho đến thời điểm hiện tại. Nhưng cách tốt nhất là hãy sao lưu dữ liệu thường xuyên để hạn chế tổn thất cho doanh nghiệp hay cá nhân sử dụng.
• Thư rác: Tuy có thể quản lý hộp thư rác nhưng việc liên tục phải nhận thư rác làm người dùng bất an. Có một số thư rác chứa các yếu tố nguy hiểm có thể đánh cắp thông tin của người dùng. Vậy nên với các email rác, bạn nên lên lịch xóa chúng thường xuyên.
• Địa chỉ email chưa chuyên nghiệp: Với các doanh nghiệp, địa chỉ email như là tấm danh thiếp để tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng và đối tác. Với Webmail thì chúng không đáp ứng được điều này.
• Quảng cáo: Các nhà cung cấp Webmail thu lợi nhuận từ việc chạy quảng cáo. Nhưng bạn lại không thể dùng quảng cáo cá nhân hoá. Các đơn vị quảng cáo sẽ liên kết với nhà cung cấp email nhằm tạo lợi nhuận cho đôi bên.
• Không làm việc ngoại tuyến: Làm việc với Webmail buộc bạn phải truy cập internet 24/24. Việc mất kết nối internet sẽ khiến bạn không thể thực hiện bất kỳ thao tác gì trên Webmail.

Doanh nghiệp có nên dùng Webmail hay không?

Webmail thường được các cá nhân ứng dụng. Tuy nhiên với doanh nghiệp thì sao? Liệu Webmail có phải là phương án đáng để cân nhắc? Thực tế cho thấy rằng Webmail có giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên Webmail chỉ thực sự phù hợp với các nhân và tổ chức nhỏ. Với những doanh nghiệp vừa và lớn thì nên sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm: Dịch vụ đăng ký email theo tên miền doanh nghiệp

Hướng dẫn sử dụng Webmail hiệu quả

Cách nhận mail

• Đầu tiên bạn cần truy cập Webmail theo liên kết yourdomain.com/webmail.
• Sau đó hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hosting của bạn đăng ký để biết thông tin tài khoản cũng như mật khẩu.
• Tại trang chính hãy chọn “Set as Default” và chọn “roundcube” để truy cập vào giao diện Webmail.

Cách gửi mail

• Tương tự như cách nhận mail, bạn cần phải truy cập Webmail bằng đường dẫn yourdomain.com/webmail.
• Dùng tên tài khoản và mật khẩu để doanh nghiệp cấp để đăng nhập.
• Sau đó nhấp vào “Compose” trên giao diện chính xuất hiện trên màn hình để bắt đầu soạn mail.
• Điền đầy đủ thông tin như xác nhận địa chỉ, chức danh, nội dung gửi mail và nhấn “Send” để gửi email đi. Tuy nhiên nếu đã hoàn thành email nhưng chưa muốn gửi thì có thể bấm lưu để đưa chúng vào hộp thư nháp.

Một số dịch vụ Webmail phổ biến hiện nay

Sử dụng Webmail đã lâu nhưng chưa chắc chúng ta đã biết hết các loại dịch vụ này. Dưới đây là một số cái tên “quen mặt” trên thị trường:

• Gmail: Dịch vụ Webmail này được thiết lập bởi Google. Dịch vụ này cho phép người dùng truy cập và quản lý hộp thư điện tử thông qua trình duyệt web. Gmail có lưu trữ lớn và cung cấp nhiều tính năng bảo mật để bảo vệ thông tin như khỏi bị spam hay gặp các phần mềm độc hại.
• Outlook.com: Dịch vụ Webmail này được cung cấp bởi Microsoft. Với ứng dụng này người dùng được cung cấp lưu trữ lớn và nhiều tính năng tiện ích trong Office 365.
• Aol Mail: Webmail này được thiết lập bởi Aol. Với Webmail Aol, người sử dụng có thể đồng bộ hoá email với các thiết bị khác và được hỗ trợ bảo mật tốt.
• ProtonMail: Webmail được cung cấp bởi Proton Technologies. Webmail này nổi tiếng với khả năng bảo mật cao cũng như giữ sự riêng tư cho người dùng.

Trên đây là những chia sẻ về khái niệm Webmail là gì và việc sử dụng Webmail như thế nào cho hiệu quả. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết bạn có thể chủ động nắm bắt được đặc tính của ứng dụng này và chủ động hơn trong cách sử dụng.