SMTP là gì? Hướng dẫn cài đặt cấu hình SMTP của Gmail

SMTP được hiểu đơn giản là giao thức (Protocol) hỗ trợ các công ty trao đổi Mail. Vậy bạn đã biết giao thức SMTP là gì chưa? Nó có vai trò như thế nào trong việc vận hành doanh nghiệp? Hãy cùng Mona Host tìm hiểu chi tiết về giao thức này trong bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về giao thức SMTP

SMTP là gì?

SMTP được viết đầy đủ là Simple Mail Transfer Protocol, theo nghĩa tiếng Việt thì SMTP được hiểu là một giao thức truyền phát thư điện tử một cách đơn giản. Đây là tiêu chuẩn truyền tải thông tin phổ biến cần được sử dụng rộng rãi trên môi trường Internet. Giao thức SMTP được thiết kế để thực hiện nhiệm vụ gửi mail là chủ yếu còn việc nhận mail hay tra cứu thông tin trên mail được bố trí cho IMAP hoặc POP3 thực hiện.

SMTP Server nghĩa là phần máy chủ nhận nhiệm vụ chính là gửi mail. Nó cho phép người dùng gửi thư với số lượng theo nhu cầu, không bị giới hạn bởi bất kì yếu tố nào giống như các mail truyền thống thường thấy. Nói một cách dễ hiểu hơn thì SMTP Server là máy chủ chịu trách nghiệm cuối cùng để bạn gửi và nhận mail được thành công.

Giao thức SMTP luôn đảm bảo tối đa về bảo mật cho người dùng vì mail được gửi sẽ thông qua TCP hay IP bảo mật. Các giao thức có chức năng tương tự như SMTP là ESMTP và X.400 cũng đang được người sử dụng khá ưa chuộng.

Hiệu suất làm việc của bạn sẽ được cải thiện tối đa và tiết kiệm thời gian đáng kể khi bạn sử dụng SMTP trong Gmail. Nó đảm bảo việc bạn gửi mail số lượng lớn không bị gián đoạn, nhanh chóng và tiện lợi hơn hẳn cách bạn soạn từng mail để gửi. Hơn nữa, sử dụng giao thức SMTP rất thuận tiện khi nó có thể hỗ trợ người dùng gửi tệp dữ liệu đính kèm có dung lượng lớn. Đây là bước tiến lớn giúp người dùng cảm thấy việc sử dụng hộp thư điện tử thực sự hiệu quả.

IMAP và POP3 cũng là một công cụ khá tối ưu khi hỗ trợ doanh nghiệp về các hình thức gửi thư điện tử dung lượng lớn một cách chuyên nghiệp giống như cách mà giao thuc SMTP đã làm được trước đó.

POP3 là gì?

POP3 được viết đầy đủ là Post Office Protocol phiên bản 3, đây là phương thức hỗ trợ người dùng xem thư điện tử từ máy chủ gửi về thông qua TCP/IP.

Phương thức này được dùng để kết nối với máy chủ và người sử dụng có thể tải mail xuống máy tính thông qua Outlook hay Mac mail,… Sau khi tải mail xong thì máy chủ sẽ hỏi lại bạn có cần lưu mail trên Server hay xóa đi để giảm tải dung lượng lưu trữ.

POP3 có thể hỗ trợ bạn dùng một tài khoản trên nhiều máy, tuy nhiên nếu một máy đã tải mail trên server về thì máy sau sẽ không tải được nữa do chế độ xóa tự động sau khi được tải từ máy trước. Vì thế, POP3 là hoạt động theo một chiều cố định chưa được linh hoạt. Port POP3 được cài đặt mặc định với port 110 không cần mã hóa và Port 995 – SSL/TLS port, còn được gọi với cái tên là POP3S.

>> Xem thêm: SSL là gì? Những điều cần biết về chứng chỉ số SSL

IMAP và IMAP ports là gì?

IMAP được viết đầy đủ là Internet Message Access Protocol, đây là phương thức mà các ứng dụng thư điện tử dùng để cập nhật thư điện tử từ Mail Server thông qua kết nối TCP/IP.

IMAP hoạt động giống như POP3 kéo thư điện tử về phần hộp thư quản lý, tuy nhiên nó chỉ hỗ trợ kéo được phần mở đầu còn phần nội dung chính thì không làm được như POP3 mà vẫn lưu ở Server.

Ngoài ra, IMAP có sự linh hoạt hơn khi hoạt động được 2 chiều, có thể tải lên từ hộp thư quản lý đến máy chủ. Vì thế, hiện nay Gmail khuyên người dùng sử dụng IMAP nhiều hơn so với POP3.

Port IMAP được đặt mặc định với Port 143 không mã hóa và port 993 – SSL/TLS port hay còn được gọi là IMAPS.

Giao thức SMTP khá phổ biến và được sử dụng tối đa trong các hộp thư điện tử tại các doanh nghiệp vì nó giúp công ty chuyên nghiệp hơn trong việc gửi thư tín điện tử để lại dấu ấn bằng chữ ký thương hiệu. Đến đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu được SMTP là gì rồi. Tiếp theo đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu xem giao thức này mang lại những lợi ích gì, nguyên lý hoạt động và cách cài đặt cấu hình SMTP của Gmail như thế nào nhé.

Lợi ích của sử dụng SMTP là gì?

Xét về lợi ích khi bạn sử dụng SMTP thì bạn sẽ nhận thấy những điều tuyệt vời đó là:

• Tỷ lệ thư điện tử được gửi đi thành công hơn hẳn so với các phương thức khác
• Bạn đang sử dụng VPS thì bạn không nhất thiết phải cài đặt Server.
• Tỷ lệ thư điện tử của bạn được gửi đi không vào mục spam là rất cao.

Nguyên lý hoạt động của SMTP

SMTP hoạt động bắt đầu bằng việc yêu cầu được gửi tới SMTP Server. Tiếp theo SMTP Server tiến hành xem xét và liên hệ với máy chủ DNS phụ thuộc vào tên miền của địa chỉ thư điện tử đã nhận.

Máy chủ SMTP tiến hành nhận biết và giải đáp cho Host name thuộc SMTP Server sau đó thông tin được chuyển tiếp tới SMTP Server cuối cùng qua port 25 thông qua TCP/IP.

Sau đó, kiểm tra user của địa chỉ thư điện tử người nhận thư giống với một trong những tài khoản user được cấp quyền trong máy chủ.

Tiếp theo, thư điện tử bản gốc cuối cùng được đẩy lên Server và gửi thông báo cho người nhận thông qua dịch vụ giao nhận mail giống với server ở Mac Mail là một ví dụ.

Phát sinh trường hợp SMTP Server thứ nhất không liên hệ được và có tín hiệu nhận biết từ server thì SMTP sẽ cung cấp các tính năng phù hợp để hỗ trợ chuyển thông báo qua các SMTP Server làm nhiệm vụ trung gian.

Máy chủ ở vị trí trung gian có nhiệm vụ nhận thông báo gốc và gửi tới server cuối cùng hoặc có thể gửi tới các server trung gian khác tới khi hoàn thành nhiệm vụ. Thao tác này được lặp đi lặp lại cho tới khi thời gian lưu trữ nội dung không còn hoặc đã gửi thông báo thành công.

Phương thức SMTP được cung cấp các tính năng để chuyển thông báo một cách tối đa từ các SMTP server trung gian nếu như thông tin chưa được gửi thành công và SMTP server đầu tiên mất tín hiệu.

Hướng dẫn cài đặt cấu hình SMTP của Gmail

Để cài đặt cấu hình SMTP của Gmail thì bạn cần có sự chuẩn bị Gmail hay tài khoản G Suite tính năng phù hợp và đảm bảo truy cập được vào phần điều khiển của hosting.

Bước 1: Tìm kiếm thông tin về cấu hình SMTP Gmail Server hoặc tham khảo gợi ý dưới đây.

• SMTP Server cần chuẩn bị là smtp.gmail.com
• SMTP Username nghĩa là địa chỉ hộp thư điện tử được viết một cách đầy đủ
• SMTP Password nghĩa là mật khẩu khi bạn thiết lập hộp thư điện tử
• SMTP Port là cổng thông tin 587
• Cuối cùng, TLS/SSL là rất cần thiết.

Bước 2: Thiết lập mật khẩu cho hộp thư điện tử

• Đầu tiên bạn cần bật chế độ bảo mật xác minh 2 lớp

Bật tính năng xác minh 2 lớp

• Chọn mục “Mật khẩu ứng dụng” để thiết lập mật khẩu.

Thiết lập mật khẩu ứng dụng

• Tiếp tục chọn phần mà bạn muốn thiết lập cũng như thiết bị.

Thiết lập thư

• Đặt tên bất kỳ cho mật khẩu ứng dụng.

Tạo mật khẩu ứng dụng

• Khi đã Tạo xong thì bạn cần ghi nhớ mật khẩu để sử dụng

Hoàn thành tạo mật khẩu ứng dụng

Bước 3: Cài đặt phần điện toán cho SMTP và cấu hình SMTP cho mã nguồn mở.

Xong hết các bước thì bạn cần điện toán cho SMTP với những tham số như sau:

• Ở phần SMTP Host – điền smtp.gmail.com.
• Phần cổng SMTP được cài đặt mặc định SMTP Google cho SSL là 465 và cho TSL là 587, bạn nên ưu tiên mã hóa và dùng đúng số cổng.
• SMTP authentication cần mở và kích hoạt ngay.
• Phần tên người dùng và mật khẩu bạn sử dụng địa chỉ hộp thư của bạn cũng như mật khẩu thiết lập ở phần trước.

Sau khi hoàn tất cấu hình SMPT thì bạn ấn lưu và thử gửi email xem có được không. Trước đó bạn hãy check lại phần cấu hình xem đã đúng với cài đặt chưa.

Trên đây, chúng tôi đã mang tới cho bạn định nghĩa về SMTP là gì để bạn hiểu hơn và biết cách cài đặt cấu hình SMTP của Gmail một cách chi tiết. Chúc bạn cấu hình SMPT nhanh chóng và sử dụng hiệu quả SMTP trong công việc tại doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về SMTP

Điểm khác nhau giữa IMAP và SMTP là gì?

SMTP được sử dụng để gửi Email từ máy khách hoặc giữa các máy chủ truyền thư tới một địa chỉ xác định. Trong khi đó, IMAP là một giao thức có nhiệm vụ quản lý và truy xuất thư điện tử từ server.

Khái niệm giao thức trong Email là gì?

Giao thức Email là cách thiết lập kênh liên lạc giữa hai máy tính và chuyển thư giữa chúng. Trong quá trình chuyển email sẽ có dự tham gia của một máy chủ thư và hai máy tính.

Có thể bật cả POP3 và IMAP hay không?

Câu trả lời là không, nếu sử dụng hai giao thức khác nhau để truy cập vào cùng một tài khoản sẽ khiến máy chủ không hoạt động tốt. Cần lưu ý rằng mục đích tạo ra IMAP là để lưu trữ thư trên Mail Server.