Giao tiếp công việc qua Email được xem là một trong những phương thức an toàn và hiệu quả nhất được ứng dụng phổ biến trong đa số các lĩnh vực khác nhau. Phía sau mỗi email gửi đi và nhận về đó là một hệ thống phức tạp được gọi là Email Server, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải, lưu trữ và bảo vệ thông tin. Vậy Email Server là gì?. Hãy cùng Mona Host khám phá cách thức hoạt động, phân loại và tìm hiểu những tính năng quan trọng mà Email Server mang lại ngay sau đây!
Email Server là gì?
Email Server hay Mail Server là gì?. Đây là một hệ thống máy chủ được tùy chỉnh theo tên miền của doanh nghiệp để gửi và nhận email. Nó không chỉ giữ email mà còn hỗ trợ trao đổi tin nhắn và giao tiếp nội bộ một cách an toàn và hiệu quả.
Mail Server cơ bản vẫn có thể là Dedicated Server hoặc Cloud Server, được cấu hình chuyên biệt để xử lý gửi và nhận thư điện tử. Nó bao gồm các yếu tố như Ram, CPU, Storage,…cùng các thông số liên quan đến Email như số lượng tài khoản Email, Email forwarder, Mail list,…
Phân loại Email Server
Khi bắt đầu xây dựng một hệ thống email cho doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ email server được phân loại như thế nào. Hiện nay, người dùng thường lựa chọn giữa hai loại Email Server phổ biến trên thị trường: Mail Server của Microsoft – Google và Mail Server độc lập.
Mail server Microsoft, Google là gì?
Dịch vụ email của Microsoft và Google mang lại sự ổn định khi sử dụng. Người dùng được hưởng nhiều tiện ích tiên tiến từ hai thương hiệu này thông qua Email 365 của Microsoft và G Suite của Google. Tuy giá cả của các dịch vụ này có thể cao hơn một chút so với các đối thủ, nhưng đáng để đầu tư.
Mail Server độc lập
Mail Server độc lập là loại máy chủ thư điện tử chủ yếu được các tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) sử dụng. Mail Server độc lập tích hợp các tính năng như đồng bộ hóa Outlook, hỗ trợ webmail, quản lý từ xa và quản lý website, giúp người dùng kiểm soát các hoạt động quy mô lớn một cách hiệu quả.
Cách thức hoạt động của Mail Server
Khi nói đến Mail Server, thường ta chỉ nghĩ đến việc gửi và nhận email. Nhưng thực ra, cách thức hoạt động của nó phức tạp hơn nhiều. Để hiểu rõ hơn về quá trình này, hãy cùng MONA Host nhìn sâu vào hai khía cạnh quan trọng nhất của Email Server: Outgoing Mail Server và Incoming Email Server dưới đây nhé.
Outgoing Mail Server
Outgoing Mail Server, hay máy chủ gửi thư đi, hoạt động dựa trên giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Đây là một giao thức đơn giản cho phép di chuyển thư điện tử và liên lạc với các máy chủ từ xa. Ngoài ra, nó còn cho phép gửi nhiều thư đồng thời tới các máy chủ khác nhau.
Incoming Mail Server
Incoming Mail Server (Máy chủ thư đến) là một phần của hệ thống email mà người dùng sử dụng để nhận thư từ người gửi. Nói cụ thể hơn, Incoming Mail Server là máy chủ email mà bạn cài đặt trong cấu hình email của mình để nhận thư. Có hai hình thức Incoming Mail Server phổ biến:
- POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): chuyển email từ Mail Server về máy tính người dùng qua các ứng dụng email như Outlook, Mac Mail, Windows Mail và lưu trữ cục bộ.
- IMAP (Internet Message Access Protocol): cho phép nhiều client kết nối cùng lúc tới Mailbox, sao chép email về máy client nhưng vẫn giữ bản gốc trên Mail Server.
Tính năng nổi bật của hệ thống Mail Server
Email Server không đơn giản chỉ là nơi lưu trữ và truyền tải thư điện tử, mà còn mang lại nhiều tính năng đáng chú ý giúp tối ưu hóa quá trình giao tiếp trong tổ chức. Một số điểm cộng đặc biệt khi sử dụng hệ thộng Email Sever có thể kể đến như sau:
- Tích hợp tên miền: Giúp xây dựng thương hiệu, tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp khi gửi email.
- Bảo vệ chống spam và virus: Bảo mật thông tin, ngăn chặn thư rác và virus.
- Tính bảo mật cao: Bảo vệ dữ liệu nội bộ, ngăn chặn rò rỉ thông tin.
- Quản lý dung lượng: Tùy chỉnh lưu trữ hiệu quả.
- Quản lý toàn diện: Kiểm soát hoạt động email dễ dàng.
- Tự động sao lưu dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu luôn an toàn và phục hồi khi cần.
Tại sao nên sử dụng Email Server?
Các tính năng của Email Server đang ngày càng được tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu ngày đa dạng của người dùng hiện nay. Email Server được đánh giá cao hơn so với những máy chủ mail khác khi đem lại những lợi ích đặc biệt sau:
- Email chuyên nghiệp: Mail Server giúp hiển thị tên miền doanh nghiệp, tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho khách hàng, đối tác.
- Bảo mật cao và xử lý nhanh: Mail Server cung cấp bảo mật cao và tốc độ xử lý nhanh, giúp chống spam và mã độc hiệu quả.
- Kiểm tra email mọi nơi: Người dùng có thể truy cập email từ mọi thiết bị và trình duyệt, mang lại sự linh hoạt.
- Tùy biến linh hoạt: Mail Server cho phép tùy chỉnh các thông số, tăng hiệu quả làm việc.
- Ngăn chặn spam và virus: Mail Server giúp ngăn chặn spam và virus, giữ hộp thư an toàn.
- Bảo vệ dữ liệu: Cung cấp không gian lưu trữ riêng, đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
- Cài đặt SSL: Hỗ trợ SSL tăng cường bảo mật thông tin.
- Tránh danh sách đen: Sử dụng IP riêng giúp tránh bị liệt vào danh sách đen, duy trì hoạt động ổn định.
Các thuật ngữ liên quan đến Email Server
Bên cạnh việc tìm hiểu những tính năng nổi bật, việc tìm hiểu và nắm được các thuật ngữ liên quan được sử dụng cho Email Server cũng quan trọng không kém. Vì vậy, MONA Host đã tổng hợp dưới đây một số thuật ngữ quan trọng có thể bạn cần biết để thuận tiện cho việc sử dụng Email Server.
TLS Mail Server nghĩa là gì?
Transport Layer Security (TLS) là một giao thức bảo mật được sử dụng trong truyền tải dữ liệu. TLS làm việc cùng với Secure Sockets Layer (SSL) để tạo ra một kết nối an toàn. Mục tiêu chính của TLS là cung cấp phương thức mã hóa cho việc đăng nhập được xác thực thông qua Simple Authentication and Security Layer (SASL).
SASL Mail Server là gì?
SASL hay Simple Authentication and Security Layer là lớp xác thực và bảo mật đơn giản, đảm nhận việc xác thực người dùng. Sau khi SASL xác minh danh tính, TLS sẽ đảm bảo việc mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền tải.
Webmail nghĩa là gì?
Webmail là dịch vụ email hoạt động trên nền tảng web. Một số webmail phổ biến mà bạn thường gặp là Hotmail, Gmail, và Yahoo Mail. Với webmail, người dùng có thể truy cập email của mình mọi lúc, mọi nơi.
SMTP-IN Queue
SMTP-IN Queue chính là nơi chứa những thư trước khi chúng được gửi đi. Thông thường, Mail Server sẽ đặt các thư này vào SMTP-IN Queue trước khi chúng được chuyển đến Remote Queue hoặc Local Queue.
Local Queue
Local Queue đảm bảo việc sắp xếp và gửi thư điện tử theo thứ tự đúng. Hệ thống tự động phân loại và xếp thư sau khi nhận thông tin. Nó cũng kiểm tra virus và spam trước khi gửi thư, bảo vệ Mail Server và người dùng.
Local Mailboxes
Local Mailboxes là nơi lưu trữ thư của các tài khoản đăng ký dịch vụ Mail Server của doanh nghiệp hoặc công ty.
Email Authentication
Email Authentication là quá trình xác thực danh tính của người dùng khi họ truy cập vào hộp thư của mình. Điều này giúp bảo vệ thư từ các mối đe dọa bằng cách cung cấp một phương tiện dự phòng cho trường hợp người dùng quên mật khẩu của Mail Server.
Mail Exchanger Record (MX) là gì?
MX record chịu trách nhiệm hướng dẫn email tới máy chủ email của bạn. Thông thường, MX record sẽ đi kèm với một A record để chỉ địa chỉ IP của máy chủ email. Một yếu tố quan trọng là thông số pref, nó là một con số chỉ ra ưu tiên giữa các máy chủ email. Giá trị pref càng nhỏ, mức độ ưu tiên càng cao.
Vậy nên đăng ký Email Server ở đâu?
Để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho người dùng khi sử dụng Mail Server, các nhà cung cấp dịch vụ Email máy chủ luôn đặt việc tối ưu hóa hệ thống nội bộ làm trọng tâm. MONA Host, một trong những đơn vị uy tín cung cấp gói Email Server, cam kết mang lại các ưu điểm sau cho khách hàng:
- Tăng tỷ lệ gửi Email thành công vào hộp thư đến lên đến 99%.
- Dịch vụ Email Hosting với khả năng chống virus và spam cao, nâng cao tính bảo mật cho hệ thống thư điện tử.
- Dễ dàng chuyển Email từ Google Workspace sang tài khoản Email Hosting mà không gặp khó khăn.
- Giao diện thân thiện, dễ dàng quản lý công việc hằng ngày.
- Dịch vụ Email Hosting tự động sao lưu dữ liệu hàng ngày theo lịch trình được thiết lập.
- Gửi Email qua địa chỉ IP sạch và thường xuyên thay đổi IP để tránh bị gắn mác Spam.
- Hỗ trợ Email Replay giúp khách hàng gửi Email một cách thuận tiện.
- Hỗ trợ tư vấn cho khách hàng 24/24 với đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng.
Đặc tính nổi bật Email Server tại MONA Host
Với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong ngành và đã hợp tác với đa dạng mô hình doanh nghiệp khác nhau, MONA Host luôn đặt tính bảo mật lên hàng đầu. Dịch vụ máy chủ thư điện tử của MONA Host áp dụng những công nghệ bảo mật hiện đại nhất:
Dịch vụ Email Server của MONA Host cam kết đem lại sự an toàn và bảo mật tuyệt đối cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi đã đầu tư thời gian và công sức để nghiên cứu và phát triển từng giải pháp riêng biệt để giải quyết mọi vấn đề một cách toàn diện trước khi tiến hành thiết kế:
- IP riêng không chia sẻ: Đảm bảo bạn có toàn bộ tài nguyên sử dụng mà không bị ảnh hưởng bởi người dùng khác, bao gồm đường truyền tốc độ cao và ổn định.
- Hỗ trợ gỡ Blacklist IP: Chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn để địa chỉ IP của bạn không bị cấm hoặc gắn cờ bởi các dịch vụ lớn như Google, giúp tránh bị đánh dấu là thư rác.
- Hỗ trợ boxchat và lịch làm việc: Cung cấp tính năng boxchat và lịch làm việc tích hợp trực tiếp vào email, giúp bạn trao đổi thông tin và tổ chức sự kiện một cách nhanh chóng và thuận tiện.
- Tự động phân loại email: Hệ thống của MONA Host có khả năng tự động phân loại email, giúp bạn tập trung vào những email quan trọng nhất mà không bị chìm trong hàng trăm email không cần thiết.
- Sử dụng Email đa nền tảng: Chúng tôi hỗ trợ giao thức Exchange, giúp doanh nghiệp có thể tập trung vào việc gửi, nhận và lưu trữ email cũng như cộng tác và chia sẻ tài nguyên với các ứng dụng MS khác.
- Tăng tốc độ gửi mail lên 70%: Với tần suất gửi mail không giới hạn, chúng tôi đảm bảo rằng bạn có thể liên tục và hiệu quả kết nối với khách hàng, đối tác và nhân viên.
- Quản lý đội nhóm hiệu quả và tiết kiệm thời gian: Hỗ trợ dễ dàng phân quyền, giám sát email và theo dõi mức sử dụng của nhân viên, giúp bạn quản lý đội nhóm một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Bảng giá dịch vụ Email Server tại MONA Host
Việc tìm kiếm giải pháp lưu trữ email hiệu quả và tiết kiệm là nhu cầu tất yếu của đa số doanh nghiệp hiện nay. MONA Host cam kết mang đến cho bạn dịch vụ Email Server chất lượng tuyệt đối với mức giá cạnh tranh nhất trên thị trường. Hãy cùng xem qua bảng giá để chọn lựa gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn!
| Gói |
Email Server 300 |
Email Server 500 |
Email Server 1000 |
| Mức giá |
1,299,000 ₫ |
2,999,000 ₫ |
4,999,000 ₫ |
| Tổng dung lượng |
300GB |
500GB |
1TB |
| Email Forward |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
| Tần suất gửi |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
| Tên miền thêm |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
| Dung lượng đính kèm |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
Không giới hạn |
| DomainKeys / DKIM |
✔ |
✔ |
✔ |
| Catch-All / Mail Office |
✔ |
✔ |
✔ |
| SPF – Sender Policy Framework |
✔ |
✔ |
✔ |
| Mã hóa SSL kết nối POP3/SMTP/WebMail |
✔ |
✔ |
✔ |
| Tự động trả lời |
✔ |
✔ |
✔ |
| Bộ lọc email |
✔ |
✔ |
✔ |
| Mã hoá email |
✔ |
✔ |
✔ |
| Antispam / Antivirus |
✔ |
✔ |
✔ |
Câu hỏi thường gặp khi mua Email Server
Email Server khác gì so với Email thường?
Email thường chỉ là một địa chỉ email được tạo ra trên các nền tảng phổ biến như Gmail hoặc Yahoo. Điều này thường mang lại cảm giác cá nhân hóa vì nó phản ánh tên miền của nhà cung cấp email, chẳng hạn như @gmail.com hoặc @yahoo.vn. Tuy nhiên, email cá nhân không đại diện cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp cụ thể.
Ngược lại, Mail Server là một hệ thống máy chủ được xây dựng và tùy chỉnh cho riêng một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Điều này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm độ bảo mật, sự tin cậy, ổn định và tốc độ nhanh trong việc gửi và nhận email. Hơn nữa, Mail Server cung cấp khả năng phục hồi dữ liệu cao và đảm bảo an toàn cho thông tin dữ liệu.
Gmail có phải là Mail Server không?
Nếu bạn sử dụng SSL hoặc TLS để kết nối, bạn có thể sử dụng smtp.gmail.com làm máy chủ để gửi thư cho bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức của bạn.
Có thể tạo bao nhiêu tài khoản email khi sử dụng dịch vụ Email Server?
Khi sử dụng Email Server, sẽ không có ràng buộc về số lượng tài khoản email bạn có thể tạo. Tuy nhiên, việc tạo ra một số lượng tài khoản phù hợp với nhu cầu lưu trữ là điều cần thiết.
Việc sử dụng các loại Mail Server hiện nay mang lại nhiều tiện ích cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Các lợi ích này bao gồm việc tiết kiệm thời gian, khả năng lưu trữ nhanh chóng, tốc độ truyền tải dữ liệu cao và đảm bảo tính bảo mật. MONA Host đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ Email Server tốt nhất hiện nay, và chắc chắn sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy đối với mọi doanh nghiệp đang hướng đến sự phát triển lâu dài và bền vững.
Mình là Võ Nguyên Thoại, hiện tại đang là Co-founder và CTO của MONA Host - công ty chuyên cung cấp các dịch vụ cloud hosting, vps và hạ tầng thuộc phân khúc cao cấp tại thị trường Việt Nam, đồng thời cũng là Group CTO của The MONA, công ty chủ quản của MONA Media, MONA Software và MONA Host, với hệ sinh thái đầy đủ và hoàn chỉnh để phát triển doanh nghiệp trên môi trường internet.
Với kinh nghiệm làm việc chuyên sâu hơn 15 năm trong lĩnh vực CNTT, trải dài từ mảng hạ tầng, hệ thống, phát triển phần mềm và devops, Thoại mong muốn đóng góp các kinh nghiệm và kiến thức của mình tại Mona để xây dựng một hạ tầng CNTT với các trải nghiệm mới, cao cấp hơn, mượt mà hơn, tin cậy hơn và xoá bỏ khoảng cách giữa các doanh nghiệp và công cuộc chuyển đổi số với đội ngũ chuyên viên kỹ thuật cao luôn hỗ trợ khách hàng 24/7.
Hy vọng với những kiến thức, hiểu biết Thoại chia sẻ sẽ hữu ích đến các bạn độc giả quan tâm!
